Ha egy alkalmazott viselkedése veszélyezteti a csapat termelékenységét és morálját, ideje cselekedni. Annak ellenére, hogy elengedhetetlen, hogy találkozzunk az alkalmazottal az aggodalmak megbeszélése érdekében, egy engedetlenségi levél nyomán nemcsak felhívja a munkavállalót figyelmére, hogy viselkedése elfogadhatatlan, hanem vállalkozásának olyan dokumentumokat is szolgáltat, amelyek felhasználhatók perben vagy munkanélküliségi igény vitája.
Kövesse az üzleti levelezési szabályokat
Írja a levelet a cég levélpapírjára. Ha e-mailt küld a levélnek, mentse a levelet .pdf fájlként, és mellékletként küldje el. Indítsa el a levelet olyan feljegyzés formátumban, amely alapvető információkat nyújt a levelezésről.
Példa:
TO: Jane Smith
FEL: Jerry Smythe [kezdje ezt a sort]
TÁRGY: Hivatali kötelességszegés
Dátum: 2019. augusztus 23
Mondja el a tényeket
Az engedetlenségi levél nem jelent alkalmat arra, hogy kifogásolja a sérelmeit vagy felelősségét kiváltó alkalmazottat. Tartsa rövidnek a levelét, a nyelvét érzelem nélküli, és győződjön meg arról, hogy egyértelműek-e aggályai és következményei a munkavállalóra nézve.
Példa:
Amint a mai találkozón megbeszéltük, komoly aggodalmaim vannak mind a kollégákkal, mind pedig önmagammal szemben tanúsított magatartásával kapcsolatban. Többször is tiszteletlenséget tanúsított a csoporttalálkozókon, az egyenkénti megbeszéléseken és az irodában folytatott beszélgetések során. Ezek a magatartások károsítják az irodai morált, és felelősséggé váltak a Johnson & Greene projekt megvalósításában.
Mondjon példákat a viselkedésre
Dokumentálja a levélben szereplő rossz viselkedés előfordulásait. Feltétlenül adja meg a dátumokat és a többi érintett fél nevét. Írja le szenvedélytelenül a negatív viselkedéseket! Ne légy drámai, de adj meg részleteket, amelyek segítenek a levelet elolvasóknak megérteni, hogy mi történt, és miért érdemel megrovást az alkalmazott magatartása.
Példa:
A tegnapi találkozón (2019. augusztus 22.) a viselkedése szakszerűtlen és zavaró volt. Többször forgatta a szemét, miközben Tim beszélt, kétszer félbeszakította, és végül elfordult tőle, amikor megpróbált veled beszélni az aggodalmairól. Te is hangosan sóhajtottál, miközben Ruth jelentést adott neki. Amikor arra kértem, kérem, tisztázza, mi zavarja Ruth mondanivalóját, megrázta a fejét, és azt mondta, hogy túl sok időbe telik.
Ez a magatartás követte a 2019. augusztus 20-i kitörését, amelynek során Ericához emelte a hangját, amikor nehézségei akadtak egy kívánt irat megtalálásában. Akkoriban vendégeink voltak az irodában, és elmondhattam, hogy zavarban voltak, amikor meghallották, hogy ilyen távol kezeled Ericát. Amikor privát módon beszéltem veled az incidensről, vállat vont, és azt mondta, hogy "Ericát felelősségre kell vonni szervezetlensége miatt". Kijelentettem, hogy bár ez a helyzet állhat fenn, soha nincs ok a hangjának emelésére, különösen szakmai környezetben. Ön beleegyezett, hogy a jövőben "tompítsa".
Ma, amikor találkoztunk, hogy megvitassuk, mi történt az augusztus 29-i találkozón, akkor védekező volt, és azt kérdezte tőlem, hogy van-e neked. Ön ragaszkodott hozzá, hogy túlreagáljak. Rámutattam, hogy a cég tulajdonosaként rajtam múlik, hogy milyen irodai kultúrát szeretnék ápolni. Azt mondtad, hogy "túl puha" vagyok, és hogy az üzlet bajba fog kerülni, ha folyamatosan "kódolgatom" az embereket. Háromszor szakított félbe, miközben megpróbáltam elmagyarázni az álláspontomat, és végül kiviharzott az irodámból, miközben még veled beszéltem.
Megjegyzés Következmények
A levélnek világosan meg kell magyaráznia a munkavállaló jelenlegi magatartásának következményeit, valamint azt, hogy mire számíthat, ha nem hajt végre azonnali változtatásokat. Gyakran célszerű tervet készíteni az azonnali elszámoltathatóságra a pozitív változások érdekében.
Példa:
Jane, bár általában lenyűgözött a munkád, és nagyra becsüllek, mint alkalmazottat, lehetetlen elősegíteni a produktív, kollegiális munkakörnyezetet, amikor egy alkalmazott rendszeresen úgy viselkedik, ahogyan te. Hogy lenyűgözhessem tetteid komolyságát, és hogy némi időt hagyjak csapatunknak az újracsoportosulásra, a hét hátralévő részére fizetés nélkül felfüggesztem. Ma, augusztus 23-án, szerdán hagyja el az irodát, és csak augusztus 28-án, hétfőn reggel 9 órakor tér vissza. Remélem, hogy ez a szabadidő ad egy kis időt arra, hogy átgondolja cselekedeteit és mérlegelje az esetlegesen megtett lépéseket hogy megfelelőbben működjön szakmai környezetben.
Hétfői visszatérése után kérjük, írjon nekem e-mailt, hogy beállíthassunk egy időpontot, hogy megvitassuk a viselkedésének kezelésére vonatkozó terveit. Ha azonban folytatódik a csiszoló magatartása, akkor nem hagyhat más választást, mint hogy elbocsásson a pozíciójából. Őszintén remélem, hogy ez nem fog így megvalósulni.
