Az Internal Revenue Service szerint a W-2 űrlapokat legkésőbb január 31-ig kell kiküldeni az alkalmazottaknak az előző naptári évből származó űrlapok esetében. Noha az alkalmazottak ezen a napon nem kaphatják meg postán, legalább ezen a napon kell őket kiküldeni. Azoknak a vállalatoknak, amelyek nem követik ezt a sajátos protokollt, következményei lehetnek.
Az elégedetlen alkalmazottak elkerülése
Eltekintve a belső bevételi szolgálattal (IRS) kapcsolatos esetleges hivatalos kérdéseitől, mivel nem sikerült időben elküldeni a W-2 űrlapokat, előfordulhat, hogy nagyon elégedetlen alkalmazottak csoportjával kell megküzdenie, akik közül sokan valószínűleg számítanak rá adóbevallás. Az alkalmazottak nemcsak Önnek, hanem az IRS-nek is panaszt tehetnek, amely további vizsgálatot indíthat el a vállalatával kapcsolatban, ha számos panasz érkezik a kérdésre.
IRS Fine Assessment
Az IRS megbünteti a bírságokat annak alapján, hogy a W-2 űrlapokat mennyi későn nyújtják be. A W-2-ekért az esedékességtől számított 30 napon belül benyújtott W-2 büntetést űrlaponként 50 dollár értékben kell kiszabni, egy kisvállalkozás esetében legfeljebb 187 500 dollárig. Az augusztus 1. előtt, de 30 napnál később benyújtott űrlapok esetében a büntetés űrlaponként 100 dollárra, a maximális bírság pedig 536.000 dollárra emelkedik. A maximális bírság nyomtatványonként 260 dollár, legfeljebb 1 072 500 dollár évente az augusztus 1. után benyújtott nyomtatványok esetében.
A pontos űrlapok biztosítása
A W-2 űrlapok időben történő elküldése mellett gondoskodnia kell az űrlapok pontosságáról is. Az IRS honlapja szerint, ha benyújt egy W-2 űrlapot az IRS-hez, és azt állítja, hogy egy adott alkalmazottnak fizetett egy bizonyos összeget, és nem tette meg, akkor ennek a személynek joga van kártérítéssel perelni Önt. Formánként 530 dollár büntetés kerül kiszámításra, maximális összeg nélkül. Előfordulhat, hogy a hamis dokumentum benyújtása miatt 5000 dollár összegű bírságot is fizetnie kell, és büntetőeljárás alá vonható.
Nyilvántartás és kommunikáció
Néha, ha legalább tudatja az alkalmazottaival, hogy lemarad a W-2-esekkel, de azon dolgozik, hogy kiszabadítsa őket, kevesebb lehet az elégedetlenség, mint ha egyáltalán nem mondana semmit. Továbbá, ha a W-2-et határidőre kiküldi, de rossz vagy régi cím miatt visszaküldte Önnek, ne nyissa ki és ne dobja el. Helyezze be az alkalmazott fájljába és mentse el, ha útközben felveszi Önnel a kapcsolatot a nyomtatványért; legalább van bizonyítéka, hogy megpróbálta elküldeni.
