A belső ellenőrzések olyan politikák és eljárások, amelyeket a számviteli rendszerek folyamatos megbízhatóságának biztosítása érdekében hoztak létre. A számviteli világban a pontosság és a megbízhatóság a legfontosabb. Pontos számviteli nyilvántartás nélkül a vezetők nem tudnak teljesen megalapozott pénzügyi döntéseket hozni, a pénzügyi jelentések pedig hibákat tartalmazhatnak. A számviteli belső ellenőrzési eljárások hét kategóriába sorolhatók, amelyek mindegyike célja a csalások megelőzése és a hibák azonosítása, még mielőtt azok problémává válnának.
Tipp
A hét belső ellenőrzési eljárás a feladatok szétválasztása, a hozzáférés-ellenőrzés, a fizikai ellenőrzések, a szabványosított dokumentáció, a próbamérleg, az időszakos egyeztetések és a jóváhagyó hatóság.
A feladatok szétválasztása
A feladatok elkülönítése magában foglalja a könyvelés, a betétek, a jelentések és az audit felelősségének megosztását. A további feladatok el vannak választva, annál kevesebb esélye van egyetlen alkalmazottnak csalárd cselekmények elkövetésére. A csak néhány számviteli alkalmazottal rendelkező kisvállalkozások számára ugyanazt a célt szolgálhatja a felelősség megosztása két vagy több ember között, vagy a kritikus feladatok munkatársak általi felülvizsgálatának előírása.
Számviteli rendszer hozzáférési ellenőrzések
A számviteli rendszer különböző részeihez való hozzáférés ellenőrzése jelszavak, zárolások és elektronikus hozzáférési naplók segítségével megakadályozhatja az illetéktelen felhasználókat a rendszerből, miközben módot kínál a rendszer használatának ellenőrzésére a hibák vagy eltérések forrásának azonosítása érdekében. A robusztus hozzáférés-követés elsősorban a csalárd hozzáférési kísérletek visszatartására is szolgálhat.
Az eszközök fizikai ellenőrzése
A fizikai ellenőrzések magukban foglalják a készpénz és a számviteli rendszerben nyomon követett bármely fizikai eszköz, például készlet, anyagok és eszközök számlálását. A fizikai számlálás az elektronikus nyilvántartások teljes megkerülésével felfedheti a számlaegyenleg jól elrejtett eltéréseit. A készpénz számlálása az üzletekben naponta vagy akár naponta többször is elvégezhető. A nagyobb projekteket, például a kézszámlálást, ritkábban kell végrehajtani, esetleg éves vagy negyedéves alapon.
Standardizált pénzügyi dokumentáció
A pénzügyi tranzakciókhoz használt dokumentumok - például számlák, belső anyagigénylések, készletbevételek és útiköltség-jelentések - szabványosítása elősegítheti a nyilvántartás időbeli konzisztenciájának fenntartását. A szabványos dokumentumformátumok használata megkönnyítheti a korábbi rekordok áttekintését, amikor a rendszerben található eltérés forrását keresi. A szabványosítás hiánya a tételek figyelmen kívül hagyását vagy téves értelmezését okozhatja egy ilyen felülvizsgálat során.
Napi vagy heti próbaegyenleg
A kettős könyvviteli rendszer használata növeli a megbízhatóságot, biztosítva, hogy a könyvek mindig kiegyensúlyozottak legyenek. Ennek ellenére továbbra is lehetséges, hogy a hibák a kettős belépési rendszert bármikor egyensúlyba hozzák. A napi vagy heti próbaegyenleg kiszámítása rendszeres betekintést nyújthat a rendszer állapotába, lehetővé téve az eltérések mielőbbi felfedezését és kivizsgálását.
Időszakos egyeztetések a számviteli rendszerekben
Az alkalmi könyvelési egyeztetések biztosíthatják, hogy a számviteli rendszer egyenlegei megegyezzenek más szervezetek, köztük bankok, beszállítók és hitelügyfelek számláinak egyenlegével. Például a banki egyeztetés magában foglalja a készpénzegyenleg és a betétek és nyugták nyilvántartásának összehasonlítását a számviteli rendszer és a bankszámlakivonatok között. Az ilyen típusú kiegészítő számlák közötti különbségek hibákat vagy eltéréseket tárhatnak fel a saját fiókjaiban, vagy a hibák a többi entitástól származhatnak.
A jóváhagyó hatóság követelményei
Ha bizonyos vezetőktől megköveteli bizonyos típusú tranzakciók engedélyezését, az felelősségi szintet növelhet a könyvelési nyilvántartásokban, bizonyítva, hogy a tranzakciókat a megfelelő hatóságok látták, elemezték és jóváhagyták. A nagy összegű kifizetések és kiadások jóváhagyásának megkövetelése megakadályozhatja a gátlástalan alkalmazottakat abban, hogy például nagy összegű csalárd tranzakciókat hajtsanak végre a társaság pénzeszközeivel.
