Amikor az adószezon minden évben megfordul, elsöprőnek tűnhet az a papírmunka, amelyet az üzleti vállalkozásoknak kell megszerveznie és benyújtania az IRS-nek. Bármennyire is elárasztott és elfoglalt egy vállalkozás, az IRS-hez benyújtott összes nyilatkozatnak a lehető legpontosabbnak kell lennie, hogy elkerülje a szövetségi kormány ellenőrzését vagy jogi lépéseit. Az alkalmazottakkal foglalkozó vállalkozások számára az egyik fontos dokumentum, amelyet minden évben ki kell tölteni, a W-2 nyilatkozat.
A törvény és a W-2
A W-2 nyomtatvány az egy év alatt a munkavállalónak fizetett adóköteles munkabéreket, valamint az adott év fizetéséből visszatartott foglalkoztatási adókat tartalmazza. A szövetségi törvény előírja, hogy minden munkáltató küldjön munkavállalóknak W-2 kimutatásokat, függetlenül attól, hogy milyen alacsonyak a keresetek vagy a bérek. Ezeket a W-2 kimutatásokat papíron vagy digitális formában is el lehet küldeni, és az alkalmazottaknak legkésőbb a következő év január 31-ig meg kell kapniuk. A munkáltatóknak be kell nyújtaniuk az IRS-hez az alkalmazottak W-2 példányát is.
Figyelem
A W-2 űrlapok időben történő elküldésének elmulasztása jelentős bírságokat vonhat maga után. 2018-tól űrlaponként 50 és 260 dollár közötti bírságot szabhat ki, attól függően, hogy késik-e a levele. A kisvállalkozások esetében a maximális pénzügyi büntetés egy adóévben 187 500 és 1 072 500 USD között mozoghat.
Hiányzó vagy hibás W-2-k
Előfordulhat, hogy a W-2 űrlapok hibásak, vagy hiányozhatnak a levelekből. Ilyen esetekben az alkalmazottak valószínűleg felveszik a kapcsolatot a bérszámfejtéssel vagy az emberi erőforrásokkal foglalkozó részleggel, hogy javításokat vagy az űrlap másolatát kérjék. Munkatársainak fel kell készülniük arra, hogy haladéktalanul eleget tegyenek ezeknek a kéréseknek, különösen, ha az adószezon lejár, és közelebb kerül a benyújtási határidőhöz.
Hiányzó W-2 helyettesítő
A hiányzó W-2 űrlapok pótlására az IRS elkészíti és elküldi a munkavállalóknak a 4852-es űrlapot. Az IRS szerint ez az űrlap használható a W-2 helyett, ha a munkavállalónak még meg kell kapnia a W-2-t benyújtási határidő. A 4852-es űrlap használata késleltetheti az adó-visszatérítést, mivel az IRS-nek ellenőriznie kell az űrlapon szereplő információkat. Ha egy alkalmazott benyújtja a 4852-es űrlapot, és később megkapja a kijavított vagy hiányzó W-2-t, és rájön, hogy a 4852-re vonatkozó egyes információk pontatlanok voltak, benyújthatja az 1040X űrlapot az IRS-hez. Az 1040X nyomtatvány módosított jövedelemadó-bevallás.
Egyéb adóügyi kérdések
A munkáltatók törvény szerint kötelesek a W-2 űrlapokat legalább négy évig aktában tartani. A munkaadóknak törvényileg kötelező a foglalkoztatás azonosító számának (EIN) kitöltése is. A kitöltött EIN-űrlapok a munkáltatóknak minden egyes munkavállalóra vonatkozóan egyedi munkáltatói adóazonosítót kapnak. Ezekre az adóazonosítókra van szükség a munkavállalók bérének és adó visszatartásának jelentésekor. Az EIN-űrlap beszerzéséhez forduljon az IRS-hez az 1-800-829-4933 telefonszámon.
